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Sistema de Control de Documentos

Grupo Sphera C.A. a través de nuestro software Sistema de Control de Documentos provee un servicio veloz y preciso de indexado de documentos. El Sistema de Control de Documentos es un software desarrollado por nuestro personal que captura, maneja, guarda y preserva el contenido de todos los documentos relacionados con los procesos organizacionales de las empresas.

 

A diferencia de otros proveedores, nosotros desarrollamos un sistema integral que cumple exactamente con las necesidades y exigencias de cada uno de nuestros clientes; damos solución completa y personalizada. Su manejo es muy fácil pues emplea los estándares de Windows, por lo que cualquier usuario que haya usado este tipo de aplicaciones no tendrá ninguna dificultad para aprovechar toda la potencia de El Sistema de Control de Documentos.

Es muy común ver en empresas e instituciones que, a pesar del esfuerzo del encargado del control de documentos, algunas personas presenten copias no vigentes de los documentos; o que no tiene acceso a un documento que necesita. Es injusto que la mayoría de las no conformidades que se detectan en las auditorias sean por aspectos que directamente no afectan la calidad del producto. La empresa se esfuerza por ofrecer productos y servicios de calidad y los auditores la señalan por un detalle en el control de la documentación que puede ser irrelevante. El Sistema de Control de Documentos es la herramienta concebida para resolver estas dificultades. Su objetivo es liberar a las personas de la parte administrativa del sistema, dejándole este trabajo a las computadoras.

Beneficios

• 
  

  Permite desarrollar una política y un procedimiento para el control de documentos.

  
  
  
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  Mantiene una lista maestra de documentos que incluye la identificación del documento y fecha de emisión.

  
  
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  Asegura que sólo los cambios autorizados puedan ser realizados a los documentos controlados.

  
  
• 
  

  Asegura que un procedimiento aprobado esté en su lugar, y tiene seguimiento para todos los cambios y revisiones por los individuos apropiados.

  
  
• 
  

  Mantiene registro que muestre el historial de revisiones del documento.

  
  
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  Funciona en red. Varios usuarios pueden usar el sistema a la vez.

  
  
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  Permite acceder a los documentos a través de Internet/Intranet.